QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN HÀNG CẬN DATE

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN HÀNG CẬN DATE

(Ban hành kèm theo thông báo Những điều bạn cần biết

 khi đặt mua hàng cận date từ Tập đoàn)

I/ MỤC ĐÍCH. 

Tập đoàn Thái Hương - Mỹ phẩm Linh Hương đã đưa ra chính sách luân chuyển sản phẩm cận date nhằm hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Chúng tôi tự tin trên thị trường chỉ Linh Hương mới có chính sách hỗ trợ đặc biệt này.

Để đảm bảo Quý khách hàng dễ dàng tiếp cận nguồn hàng cận date nhanh chóng, công bằng. Quy trình đưa ra giúp Quý khách dễ dàng hình dung được quá trình mình cần phải làm gì để mua được hàng cận date, hay phải làm gì để được Tập đoàn hỗ trợ khi bản thân còn tồn nhiều hàng cận date.

II/ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH.

III/ DIỄN GIẢI QUY TRÌNH.

Bước 1: Báo về Tập đoàn khi có hàng cận date cần thu hồi.

Các bạn cần hiểu hàng cận date mà Tập đoàn bán ra cho các bạn là từ 2 nguồn: Một là từ nguồn hàng tồn kho của Tập đoàn đã đến thời hạn cận date. Hai là nguồn hàng từ chính khách hàng có hàng tồn kho đã đến hạn cận date muốn được Tập đoàn hỗ trợ thu hồi.

Vì vậy bước đầu tiên để có hàng cận date bán ra cho khách hàng thì Tập đoàn phải có nguồn thu hồi:

Khi bạn có hàng cận date cần Tập đoàn hỗ trợ thu hồi bạn cần liên hệ bộ phận CSKH của hệ thống mình hoặc tổng đài 02432989989 để đăng ký thu hồi. Trước khi đăng ký bạn cần đọc kỹ  CHÍNH SÁCH BÁN HÀNG CẬN DATE để đăng ký được đúng quy định, tránh trường hợp gây mất thời gian cho công tác xét duyệt của Tập đoàn và của chính bản thân bạn.

Bước 2: Tập đoàn duyệt đơn thu hồi: Khi tiếp nhận thông tin Tập đoàn xét các điều kiện theo CHÍNH SÁCH BÁN HÀNG CẬN DATE ban hành ngày 20/08/2021 để xét yêu cầu của bạn có được duyệt hay không.

• Trường hợp bạn không đạt điều kiện thu hồi Tập đoàn cũng sẽ liên hệ trả lời kết quả để bạn nắm được.
• Trường hợp yêu cầu của bạn được duyệt Tập đoàn sẽ thực hiện các thủ tục thu hồi theo quy định và thực hiện đồng thời bước 3. 

Bước 3: Thông báo có hàng cận date: Để tiết kiệm thời gian giúp việc luân chuyển sản phẩm cận date từ người cần thu hồi đến người muốn mua là nhanh nhất thì ngay sau khi duyệt hỗ trợ thu hồi sản phẩm (khách còn chưa gửi hàng về cho Tập đoàn). Thì Tập đoàn ngay lập tức đăng thông báo công khai số lượng hàng cận date dự kiến có lên nhóm “HÀNG CẬN DATE” để tất cả khách hàng của Linh Hương đều có quyền tiếp cận hàng cận date một cách nhanh chóng và công bằng.

Đồng thời Tập đoàn tiến hành thu hồi hàng cận date về để xử lý theo các công đoạn sau:

• Nhận sản phẩm cận date về kho, kiểm đếm, phân loại.
• Chuyển sản phẩm lên bộ phận kiểm nghiệm của sở y tế kiểm nghiệm (với xác suất 10% trên số hàng Tập đoàn hiện có) để xem còn đủ điều kiện quay vòng bán hỗ trợ hệ thống được không.
• Sản phẩm đạt điều kiện sau khi kiểm nghiệm sẽ được chuyển về kho thực hiện dán tem đỏ “HÀNG ĐẶC BIỆT” và loại ra những hộp nào vỏ quá xấu, quá bẩn. Đồng thời tiến hành song song bước 4.

Thời gian để thực hiện bước 3 cần khoảng từ 5 đến 7 ngày, tính từ ngày có đơn yêu cầu Tập đoàn hỗ trợ thu hồi hàng cận date.

Bước 4: Đăng ký mua hàng cận date.

Sau khi Tập đoàn đăng thông báo có hàng cận date lên nhóm, các bạn có nhu cầu mua hàng cận date tiến hành đăng ký mua bằng đường link https://forms.gle/xhBshwFSdHniayxC8  Bạn cần đọc kỹ các điều kiện và số lượng tối đa được mua cũng như các quy định về việc bán hàng cận date ra ngoài theo thông báo số Số:01/12/2022/TB-LH về việc Luân chuyển và phân phối hàng cận date ban hành ngày 01/12/2022.

Chú ý: Các bạn chỉ đăng ký mà chưa chuyển tiền.

Bước 5: Xác nhận đơn mua hàng cận date: 

• Sau khi đơn đăng ký được đẩy về, Tập đoàn sẽ tiến hành kiểm duyệt theo quy định tại thông báo Luân chuyển và phân phối hàng cận date và gửi thông tin xác nhận về cho khách hàng.

Chú ý: Việc xét duyệt căn cứ vào:

• Bạn là người đăng ký sớm nhất.
• Bạn đạt đủ các điều kiện được quyền đăng ký mua hàng cận date.
• Do khi duyệt đơn sẽ có trường hợp các bạn đăng ký quá số lượng cho phép được mua, hoặc số lượng hàng có tại Tập đoàn không đủ để bán theo đơn của bạn. Nên Tập đoàn sẽ tự động điều chỉnh lại đơn hàng theo số lượng bạn được mua và Tập đoàn có đủ để xuất.

• Bản xác nhận có thể là bạn đủ điều kiện mua hoặc không. Trường hợp bạn đủ điều kiện mua thì tiếp tục thực hiện bước 6.
• Thời gian xác nhận trong vòng 24 tiếng tính từ khi bạn gửi đơn đăng ký (không bao gồm ngày nghỉ).

Bước 6: Chuyển tiền đặt mua hàng cận date.

Sau khi các bạn nhận được xác nhận của Tập đoàn gửi là bạn đủ điều kiện mua hàng cận date. Các bạn tiến hành chuyển khoản số tiền như trên bản xác nhận đã nhân và cộng tổng số về tài khoản nhận tiền được viết ngay trên bản xác nhận (chuyển khoản 100% số tiền của đơn hàng). 

Thời hạn chuyển tiền là 24 tiếng kể từ khi nhận được bản xác nhận. Sau thời gian 24 tiếng nếu bạn không chuyển tiền thì đơn hàng sẽ bị hủy và Tập đoàn sẽ nhường quyền mua cho những khách hàng đăng ký mua sau bạn.

Chú ý: Khi chuyển tiền bạn cần ghi rõ họ tên, thuộc đầu tổng nào và thanh toán tiến mua hàng cận date.

VD: Nguyễn Thị A hệ thống Nguyễn Thị B thanh toán tiền mua hàng cận date

Bạn nhớ chụp lại giao dịch chuyển tiền và gửi về cho CV CSKH để tránh trường hợp nhầm lẫn.

Phía Tập đoàn sau khi nhận được tiền sẽ nhắn tin để xác nhận đã nhận được tiền đến Facebook hoặc số điện thoại của bạn.

Bước 7: Gửi hàng cận date về cho khách hàng mua.

• Sau khi nhận được tiền đặt mua hàng, phía Tập đoàn sẽ chuyển hàng về cho bạn bằng hình thức chuyển phát.

• Vì hàng cận date Tập đoàn tính giá rẻ nhất có thể để hỗ trợ khách hàng nên phí vận chuyển sẽ do khách hàng thanh toán.

• Thời gian vận chuyển giao hàng phải tính cả thời gian phân loại, dán tem HÀNG ĐẶC BIỆT và tùy thuộc vào vị trí mà bạn muốn nhận hàng, nên thời gian giao hàng cần khoảng từ 15 đến 17 ngày tính từ ngày bạn chuyển tiền.

Chú ý: Mặc dù đơn hàng đã được chuyển tiền nhưng vẫn có xác suất do việc thu hồi hay kiểm nghiệm dẫn đến số lượng hàng cận date không đủ số lượng như thông báo nên sẽ có xác suất thiếu hàng. Khi đó, Tập đoàn buộc phải giảm đơn hàng và trả lại tiền mà bạn đã chuyển khoản. Vì vậy bạn chỉ đăng bán hàng cận date khi đã nhận được hàng từ Tập đoàn, hoặc khi đã có sẵn hàng trong kho để tránh trường hợp đăng bán nhận đơn rồi không có hàng trả cho khách.

Bước 8: Xử lý các vấn đề phát sinh

Sau khi nhận sản phẩm nếu có các vấn đề như: 

• Bạn nhận được số lượng hàng không đúng số lượng, không đúng loại sản phẩm, sản phẩm có date không đúng loại bạn đã đăng ký… thì bạn hãy liên hệ đến CV CSKH hoặc tổng đài 02432989989 để được giải quyết.
• Tập đoàn sẽ hoàn lại tiền cho các trường hợp chuyển khoản thừa, chuyển khoản đúng nhưng Tập đoàn không cung cấp đủ số lượng do hết hàng.

IV/ GIÁ VÀ CHẤT LƯỢNG CỦA SP CẬN DATE

1. Giá sản phẩm cận date: Đồng giá tất cả các mẫu sản phẩm là 15.000đ/1 sp (Giá bao gồm: phí kiểm nghiệm, công đóng gói bao bì, chi phí chuyên viên hỗ trợ luân chuyển sản phẩm…và chưa bao gồm phí bảo hành sản phẩm, chưa bao gồm chi phí vận chuyển). Phía Tập đoàn muốn hỗ trợ chi phí giá thành là thấp nhất để ngay cả những chi nhánh nhỏ nhất có thể mua hàng này về để làm chương trình phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Nên Tập đoàn không tính thêm chi phí bảo hành sản phẩm để giá đến tay bạn không bị đội lên quá cao.

• Chất lượng của hàng cận date.

• Đảm bảo còn hạn sử dụng theo đúng thông báo đã ban hành.
• Đảm bảo sản phẩm được gửi đi kiểm nghiệm (kiểm nghiệm xác suất 10% trên tổng số SP có) và Tập đoàn chỉ bán ra ngoài khi sản phẩm được kiểm nghiệm đạt yêu cầu.
• Vì việc kiểm nghiệm chỉ lấy xác suất nên sẽ có trường hợp hàng bán ra vẫn có khoảng <=10% là sản phẩm lỗi. Vì Tập đoàn không thu phí bảo hành nên khi mua Bạn phải chấp nhận rủi ro.

• Nếu đơn hàng của bạn có <= 10 % hàng bị lỗi -> bạn phải chấp nhận
• Nếu đơn hàng của bạn có >10% hàng bị lỗi thì Tập đoàn sẽ bảo hành số % chênh lên do bị lỗi đó. VD đơn của bạn có 15% đơn là bị lỗi -> Tập đoàn sẽ bảo hành 5% đơn cho bạn.

• Đối với hàng lỗi mà đạt số % được bảo hành, chúng tôi sẽ đổi sp trong diện cận date cho bạn. Bạn gửi về Tập đoàn sau đó Tập đoàn gửi trả bạn ( trong TH không có mặt hàng lỗi trong diện cận date bạn có thể đổi sang hàng cận date khác mà Tập đoàn đang có).
• Đối với những hàng mua theo diện này thì thời gian sử dụng ngắn, chi phí để sở hữu nhỏ cũng tương tự như việc bạn đi mua quần áo cũ thì sẽ có nhiều vấn đề phát sinh hơn so với việc bạn mua quần áo mới.

=> Bạn cần cân đối kỹ và chấp nhận tỷ lệ phát sinh hàng lỗi này thì hãy chuyển tiền mua sản phẩm.

V/ HIỆU LỰC QUY ĐỊNH

Quy trình có hiệu lực kể từ ngày ký và không có giá trị thay thế các văn bản, quy định, thông báo đã ban hành trước đó.

Quý khách hàng, phòng CSKH, phòng Kinh doanh, bộ phận kho, Tài chính kế toán có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình nay.

Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2023     

TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM THÁI HƯƠNG

                      CHỦ TỊCH